Copyright © 2003-2021

Тайм-менеджмент для руководителя: как быть эффективнее

Одно из преимуществ, которые получает руководитель после назначения на должность – независимость. Поручений от начальства становится гораздо меньше, и он может самостоятельно расставлять приоритеты. Но для многих руководителей это неожиданно оказывается проблемой. Как успевать запланированное, если важных задач много? Распределить ценный ресурс поможет грамотный тайм-менеджмент. Рассказываем о техниках планирования, своими инструментами тайм-менеджмента делятся CEO World Class & UFC GYM Николай Николаевич Прянишников и вице-президент по правовым вопросам World Class Юлия Ходьбина.

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Управление временем необходимо каждому руководителю фитнес-клуба. Но есть 4 категории менеджеров, для которых это особенно важно.

• Начинающие руководители. Легко запутаться в огромном количестве новых задач, которые нужно решать в течение рабочей недели. Чтобы они не пугали, стоит составить чёткое расписание. Оно покажет: свободного времени гораздо больше, чем вы думали.
• Руководители крупных фитнес-клубов. Чем больше сотрудников в подчинении, тем больше задач нужно регулярно выполнять. Даже людям с исключительной памятью стоит записывать важные дела и следовать плану. Это поможет повысить личную эффективность.
• Руководители с детьми. Если не хочется тратить понапрасну время, которое можно провести с семьей, тайм-менеджмент поможет сохранить его и освободить несколько часов в неделю для совместного досуга. Это касается и хобби: если мечтаете уделять больше времени тренировкам, чтению книг или просмотру хорошего кино, стоит структурировать расписание.
• Руководители, подверженные стрессу. Иногда несколько простых задач, появившихся внезапно, сбивают с толку. Чтобы не попадаться в ловушку, можно составлять расписание еженедельно. Это поможет избежать тревоги.

Это лишь несколько примеров. Сложно представить руководителя фитнес-клуба, который без труда запоминал бы задачи на неделю вперёд. Даже отличная память не всегда помогает: без визуализации следить за графиком сложно и неудобно.

Инструменты для тайм-менеджмента

Самые простые инструменты – блокнот и ручка. Если предпочитаете писать на бумаге, лучше использовать специальный ежедневник с удобным расписанием. Плюс метода: написанное от руки лучше запоминается. Но минусов больше: бумажный ежедневник не напомнит о предстоящей встрече автоматически, а ошибки в нем исправить сложнее.

Более удобный вариант — электронная таблица. Её можно использовать для записи повседневных задач. Если планы поменяются, легко добавить недостающую строку или подвинуть что-то в расписании, и таблица останется красивой и аккуратной. При желании можно предоставить доступ начальству, чтобы новые задачи руководитель вносил сразу в ваше расписание.

«Главные приложения для дел — Microsoft Office и Outlook, в них работаю из любого места в течение дня. Во время встреч с коллегами, партнерами, не отвлекаюсь на почту/дела, а концентрируюсь на задачах. Четкий электронный график позволяет проводить 5-8 встреч ежедневно, посещать клубы (практически ежедневно) и отвечать на 100-200 писем и сообщений» — CEO World Class & UFC GYM Николай Николаевич Прянишников.

Но есть и более совершенный инструмент: онлайн-календарь от Google или таблицы Trello. Они создан специально для тайм-менеджмента, подходят для коллективного редактирования, совместимы с вспомогательными приложениями и позволяют настроить оповещения. Используя такие календари, легко ориентироваться в рабочих задачах и успевать больше в течение дня.

«Мои приложения: почтовый сервис, календарь, заметки, WhatsApp для быстрой связи – всё это должно быть под рукой» — вице-президент по правовым вопросам World Class Юлия Ходьбина.

Основной принцип тайм-менеджмента

Для более эффективного управления временем нужно поделить задачи на три категории:

• краткосрочные — отправка документов, звонок клиенту и другие дела, которые занимают не больше пары минут;
• с гибким дедлайном — задачи, которые требуют больше времени, но их можно двигать в расписании;
• привязанные ко времени — встречи с партнёрами и клиентами, корпоративные мероприятия и другие события, которые вы не можете или не хотите переносить на другой день.

Когда все имеющиеся задачи поделены на три категории, их можно распределять по расписанию. Лучше делать это раз в неделю: такой подход позволяет заранее понять, в какой из дней график будет наиболее напряжённым. Даже большое количество задач можно распределить таким образом, чтобы осталось время на личную жизнь, отдых и развлечения.

1. В первую очередь нужно обозначить в расписании все дела, привязанные ко времени. Если встреча с поставщиком фитнес-оборудования назначена на 13:00 и предположительно будет длиться 2 часа, стоит обозначить временные рамки. Только после её завершения вы сможете приступить к следующей задаче.
2. Затем необходимо выделить 1-2 часа для решения краткосрочных задач. На это уходит гораздо меньше времени, если внести их в график и выполнить поочерёдно. Рациональный подход помогает снизить стресс, который руководитель может испытывать из-за большого количества накопившихся мелких задач. Удобно запланировать звонки и рассылку документов на утро, а позже получить обратную связь от сотрудников и клиентов.
3. В оставшееся время нужно вписать задачи с гибким дедлайном. Распределяя их по графику, важно помнить: эти дела нужно выполнить к определённой дате. Важно убедиться: отчет будет написан заранее, а сотрудники фитнес-клуба своевременно получат новые должностные инструкции. Если на выполнение задачи требуется больше 4 часов, лучше поделить её на несколько дней. Вы будете продуктивнее, и качество работы не пострадает.

Как сделать тайм-менеджмент эффективнее

Важно понимать: рабочее расписание гибкое и постоянно меняется. Вы не можете предугадать, какая задача появится завтра днём. Абсолютно нормально вносить корректировки, делегировать работу подчинённым или отказываться от её выполнения из-за смены приоритетов. Есть несколько советов, благодаря которым жизнь по расписанию станет комфортнее.

1. Помните, ради чего работаете. Цель не обязательно должна быть привязана к фитнес-клубу или бизнесу. Возможно, вы давно мечтаете о поездке на море с семьей. Но для этого необходимо регулярно следовать расписанию, решая рабочие задачи. При их успешном выполнении прибыль будет расти, и через пару месяцев вы с чистой совестью отправитесь в отпуск, поручив работу сотрудникам.
2. Включите в расписание то, что приносит радость. Планы не должны состоять из рабочих задач на 100%. Руководители часто сталкиваются с проблемой: им приходится отодвигать встречи с семьёй, развлечения и хобби на второй план. От этого страдает качество жизни. Чтобы избежать выгорания, стоит отводить на общение с близкими и любимые занятия время и прописывать это в ежедневнике.
3. Не бойтесь менять расписание. Если вы видите в списке утратившее актуальность дело, смело убирайте его из ежедневника, а освободившееся время перераспределяйте. Удобно перенести на него задачу без строгого дедлайна. Если более важных задач не найдётся, вы сможете посвятить свободные часы отдыху или саморазвитию.

Следуя этим советам начинающий руководитель фитнес-клуба научится распоряжаться временем более рационально. Опытным управляющим тайм-менеджмент поможет освободить несколько часов в неделю для отдыха и общения с друзьями и близкими. Распределив актуальные задачи по расписанию, каждый руководитель сможет стать более эффективным, и фитнес-клуб будет приносить больше дохода.